Архивная обработка документов

Тип статьи:
Авторская

Архивная обработка документов должна регулярно осуществляться на каждом предприятии. Дело в том, что, в связи с накоплением большого объёма информации (бухгалтерские, финансовые, кадровые и прочие документы), зачастую приходится тратить драгоценное время на обнаружение местонахождения документов. В целях экономии времени и денег заказчика, компания Архив Нева предлагает безвозмездный аудит архива документов с последующей систематизацией и проведением профессиональной архивной обработки.

Обработка архива представляет собой процесс, состоящий из нескольких этапов.

А именно – по итогам аудита архива составляется план мероприятий, состоящий из:

  1. Комплексная систематизация документов
  2. Проведение полистной экспертизы научной и практической ценности документов
  3. Подготовка лицевого счета сотрудника к архивной обработке
  4. Научно-техническая обработка документации по личному составу с длительным сроком хранения в соответствии с федеральным архивным законодательством
  5. Подготовка дел к переплету
  6. Составление архивного переплета
  7. Составление описи дел в соответствии с требованиями федерального архивного законодательства
  8. Составление внутренней описи на документы
  9. Составление акта о выделении дел к уничтожению
  10. Отбор документов на уничтожение с истекшими сроками хранения
  11. Составление предисловия к описи
  12. Оформление листов-разделителей в деле

Во время проведения работ по архивной обработке необходимо определить, какие именно документы необходимо сохранить, а какие уничтожить в связи с утратой актуальности. Для этого необходимо проведение экспертизы ценности документов, для установления сроков их хранения, а также выявить, какие документы подлежат утилизации. После проведения экспертизы оформляется акт об выделении дел к уничтожению, c последующим уничтожением методом шредирования, варки или сожжения.

На следующем этапе архивной обработки проводится систематизация, то есть, определяются типы документов, и принципы по которым проводится систематизация – по периоду, алфавиту, контрагенту и так далее. Затем проводится процесс формирования документов в архивные дела. Этот процесс требует высокой точности и проводится в соответствии с архивным законодательством РФ, поэтому эти виды работ производятся профессионалами с высшим профильным образованием.

По окончании формирования документов в архивные дела должна быть составлена общая опись документов. При составлении описей производится сепарация документов на бумаги постоянного хранения и временного сроков хранения. Для обеспечения наилучшей сохранности архивных документов, следует произвести профессиональный переплёт бумаг, оформить обложку, а также подписать корешок. После этапа оформления переплетов подготовленные и переплетенные дела необходимо разместить по местам хранения с учётом топографических показателей.

Очень важно строго соблюдать последовательность всех описанных выше процессов, и высокопрофессиоальные сотрудники нашей компании позаботятся о грамотном исполнении всех необходимых процедур. После архивной обработки, обнаружение нужных документов для заказчика не составит труда. Для этого нужно будет только уточнить номер того или иного документа в описи, далее отыскать его на советующей полке\стеллаже. Архивная обработка документов требует специальных навыков и опыта. Процесс обработки документов очень схож с генеральной уборкой, поэтому подходить к этому делу нужно тщательнейшим образом. Если провести уборку хорошо, далее просто нужно будет только поддерживать чистоту. В любой организации залогом продуктивной работы является порядок во всех документах и делах.

Компания Архив Нева проводит свою работу с учётом опытности сотрудников, их подготовленности и оснащённости всем необходимым для этого.

06.07.2020

Комментарии

Нет комментариев. Ваш будет первым!